Электронный документооборот - веление времени
На волне прогресса, в повседневную жизнь предприятий и госструктур врывается такое понятие, как система электронного документооборота или сокращенно СЭД. Если вы человек, идущий в ногу со временем, то переоценить преимущества СЭД вам будет достаточно сложно. Но еще сложнее увидеть эти преимущества людям старой закалки, хотя за паническим страхом перед компьютерами кроются банальные принципиальность и лень.
|
На волне прогресса, в повседневную жизнь предприятий и госструктур врывается такое понятие, как система электронного документооборота или сокращенно СЭД.
Если вы человек, идущий в ногу со временем, то переоценить преимущества СЭД вам будет достаточно сложно. Но еще сложнее увидеть эти преимущества людям старой закалки, хотя за паническим страхом перед компьютерами кроются банальные принципиальность и лень.
Но, все же, стоит провести небольшое разъяснение хотя бы потому, что за высокими темпами работы бывает просто некогда задуматься о каких либо способах улучшения и оптимизации.
Еще со школьной парты, особенно если эта парта стояла под портретом Ленина, всем известно о количестве деревьев необходимых для производства упаковки бумаги. Правда, это самая незначительная причина для перехода на СЭД.
Кровью любой организации, безусловно, являются деньги, а ее документы как минимум играют роль лимфы. Быстрое движение и обработка информации внутри организации – это залог эффективности. Проблема заключается в том, что современные темпы работы просто физически невозможно поддержать устаревшими методами. Использование бумажных носителей связано с радом негативных факторов, тормозящих работу: плохая управляемость, большие накладные расходы на ведение бумажного документооборота, (затраты на бумагу, расходные материалы, технику и её обслуживание, электроэнергию), увеличиваются площади для хранения архивов.
В результате принимаются попытки решить проблемы, увеличивая численность вспомогательных сотрудников, помощников, часто с низкой исполнительской дисциплиной.
Помимо сугубо технических аспектов проблемы, стоит учитывать и другие факторы. Например, отсутствие у сотрудников, работающих над отдельными частями одного проекта, представления о целостности задачи, соответственно возникает непонимание своей роли в процессе, влекущее низкую мотивацию и качество труда.
Современные СЭД позволяют:
- упорядочить работу з документами;
- осуществлять быстрый и эффективный поиск документов и информации;
- обеспечить четкий контроль над исполнением;
- назначать ответственного исполнителя, соисполнителей и маршрут прохождения документов;
- распределять роли и области видимости;
- формировать отчеты о состоянии исполнения заданий, загрузки подразделения или сотрудника и многое другое.
К счастью, с появлением представителей молодой генерации на руководящих постах в государственных учреждениях и частных предприятиях мы наблюдаем неуклонную тенденцию реструктуризации системы документооборота. По словам руководителя киевской IT-компании «Uniteh+» Валерия Баталинского, в период с 2008 по 2010 г. количество заказов на подобные продукты увеличилось на половину. Что движет нашими топ-менеджерами, подражание модным западным тенденциям, сочувствие участникам движения против вырубки лесов или действительно желание оптимизировать работу подчиненных и организации в целом, не известно, но при таком темпе развития событий, в ближайшие 7-10 лет можно будет забыть о бумаге, как носителе коммерческой и юридической информации.
Катализатором этого процесса могло бы выступить государство, которое уже пытается делать шаги в данной области. Например, Государственная служба специальной связи и защиты информации определила MoReq-2 как базовый стандарт. Главная цель стандарта – детально описать функциональные требования к управлению электронным документооборотом. Например, MoReq-2 регулирует такие моменты как управление доступом и безопасность, сроки хранения, уничтожения и передачи документов, поиск, извлечение и отображение, ввод и регистрация документов, администрирование. В MoReq2 предусматривается возможность проведения тестирования программного обеспечения, и спецификации специально написаны таким образом, чтобы поддерживать проведение независимого тестирования на соответствие требованиям.
Фирмы-разработчики должны консолидироваться и придерживаться общих правил, а именно взять за основу европейский стандарт для подобных систем. Валерий Баталинский говорит, что существующий программный продукт компании «Uniteh+» – Система электронного управления документами «Uniteh Electronic Document Management» разрабатывается с учетом всех требований международного стандарта MoReq-2.
И когда наступит момент осознания и жесткой необходимости в глобальном переходе от бумажных документов к цифровым, Украина сделает этот шаг легко и уверенно.